Studi
administrasi bisnis bukan merupakan suatu bidang yang baru, melainkan telah
dikenal sejak lama; dahulu barangkali masih dinamakan administrasi niaga. Akan
tetapi, posisi ilmu administrasi bisnis dewasa ini kerap menjadi rancu, seolah-olah
terjadi over-lapping dengan ilmu manajamen. Inilah tema yang ingin dikupas
dalam tulisan singkat ini. Ini penting untuk dipahami, agar kita dapat melihat
dengan lebih jelas dimana sebenarnya posisi administrasi bisnis itu sendiri,
dan dengan demikian dapat mendefinisikan domain atau wilayah kajian yang
sebenarnya dari disiplin ilmu ini.
Selain itu, secara praktis, ini berimplikasi
kepada perumusan gagasan-gagasan yang lebih tajam dan inovatif, dimana
administrasi bisnis perlu mengembangkan pemikiran yang sesuai dengan bidang
kajiannya, yakni memberikan kerangka ilmiah kepada aktivitas bisnis yang
berkembang di masyarakat. Ini penting sebagai bentuk sumbangan nyata dunia
akademis kepada masyarakat.
A.
Administrasi dan Manajemen
Mengapa
harus dibedakan antara administrasi dan manajemen? Tentu saja, karena pada
hakekatnya keduanya adalah bidang yang terpisah dan memiliki fokus penerapan
yang berbeda pula pada level praktek. Kedua hal ini diperlukan dalam mengelola
organisasi, termasuk di bidang bisnis, karena masing-masing menyumbangkan peran
tersendiri. Namun, sekali lagi, administrasi dan manajemen adalah dua hal yang
berbeda. Untuk organisasi-organisasi bisnis kita dapat menerapkan pembedaan
berikut ini:
Administration
is the function of industry concerned with the determination of corporate
policy, co-ordination of production, finance and distribution, the settlement
of the compass of the organization and the ultimate control of the executive…
Management is the function of industry concerned with the carrying out of
policy within the limits set up by administration and the employment of the
organization for particular objects set before it (Sheldon, 1924; Urwick, 1929,
115-116; Dunsire, 1973, 43).
Jadi, dalam organisasi bisnis, administrasi adalah
fungsi industri yang berkaitan dengan penetapan kebijakan perusahaan,
koordinasi produksi, keuangan dan distribusi, penentuan arah organisasi dan
kontrol tertinggi eksekutif. Singkatnya, administrasi bertugas menentukan
setting bagi perusahaan untuk bergerak maju. Sementara, manajemen adalah fungsi
dari organisasi yang bertugas melaksanakan kebijakan dalam batas-batas yang
ditetapkan administrasi dan menggerakkan sumberdaya organisasi ke arah
tujuan-tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pemahaman terhadap perbedaan yang mendasar
antara administrasi dan manajemen ini, bukan sekedar upaya untuk membedakan
satu bidang ilmu dengan bidang ilmu lain yang secara kebetulan memiliki
kemiripan. Di dalam perbedaan tersebut terdapat konsekuensi praktis maupun
teoritis, sehingga perlu dicermati untuk menghindari kerancuan antara satu
bidang ilmu dengan bidang ilmu lainnya. Salah satu contoh lain, kita dapat
melihat perbedaan berikut ini:
Ø In business, administration consists
of the performance of business operations and thus the making or implementing
of major decisions. Administration can be defined as the universal process of
organizing people and resources efficiently so as to direct activities toward
common goals and objectives.
Ø In some organisational analyses,
management is viewed as a subset of administration, specifically associated
with the technical and mundane elements within an organization's operation. It
stands distinct from executive or strategic work. (WIKIPEDIA DICTIONARWIKIPEDIA
DICTIONARY)
Di sini
dapat dicermati adanya pemisahan yang jelas antara fungsi administrasi dan
fungsi manajemen dalam bisnis. Bahwa dalam bidang bisnis, administrasi adalah
mencakup penyelenggaraan operasi-operasi bisnis, yakni membuat dan
mengimplementasikan keputusan-keputusan besar (major decision) bagi organisasi.
Sebaliknya,
manajemen dapat dipandang adalah bagian (subset) atau perpanjangan tangan
administrasi, khususnya berkaitan dengan unsur-unsur teknis dan keseharian di
dalam operasi organisasi. Manajemen berdiri terpisah dari tugas eksekutif dan
strategik yang merupakan tugas pokok administrasi. Oleh karena itu,
administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses universal yang
mengorganisasikan manusia dan sumberdaya secara efisien, sedemikian rupa
sehingga mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi kepada sasaran-sasaran dan
tujuan bersama.
Kita dapat
memahami bahwa di tingkat praktek barangkali akan sulit menarik garis pemisah
yang tegas antara administrasi dan manajemen. Kedua-duanya difungsikan untuk
menggerakkan organisasi mencapai tujuan-tujuannya, dan kedua-duanya dimaksudkan
untuk mengelola sumberdaya organisasi (baik faktor manusia maupun material)
sebaikbaiknya. Seolah-olah keduanya berbaur menjadi satu pada level praktek.
Namun, setidaktidaknya perbedaan ini harus diperlihatkan dengan jelas pada
level teoritik atau kajian keilmuan. Ini dimaksudkan agar tidak terjadi
kerancuan atau salah menempatkan posisi bidang ilmu.
Hodgkinson
(1978: 5) sangat perhatian terhadap persilangan posisi ini. Ia mendefinisikan
administrasi sebagai: ”those aspects dealing more with the formulation of
purspose, the value-laden issues, and the human component of organizations”.
Sementara manajemen diartikan, “those aspects wich more routine, definitive,
programmatic, and susceptible to quantitative methods.” Jadi, administrasi
adalah aspek-aspek yang lebih berurusan dengan penetapan arah organisasi,
sementara manajemen mengurusi bagaimana mencapai arah yang telah ditetapkan
tersebut. Oleh karena itu Hodgkinson meletakkan administrasi pada level atas
(para pengambil keputusan tertinggi dalam organisasi), sementara manajemen ada
pada level menengah-bawah.
Administrasi
berorientasi pada tujuan (end-oriented) sementara manajemen berorientasi pada
sarana atau cara (means-oriented). Dia mengutip pula Herbet A. Simon (1957),
yang dalam bukunya Administrative Behavior mendefinisikan adminsitrasi secara
amat simpel sebagai “the art of getting things done”. Kendati ringkas, namun
pengertian ini memadai karena menekankan administrasi sebagai seni (art),
sementara manajemen lebih dekat kepada teknis (science). Sampai di sini kita
bisa menarik sebuah kesimpulan, bahwa titik-berat ilmu administrasi bisnis
adalah memimpin bisnis, dalam arti menetapkan arah dan mengelola proses
organisasi secara makro untuk mendapatkan hasil yang seoptimal mungkin dari
sumberdaya yang ada.
Kemampuan
seorang administrator bisnis bukan semata-mata diukur dari seberapa efisien dan
efektif ia memimpin, melainkan pertanyaan yang lebih mendasar: apakah arah
kepemimpinannya akan membawa suatu bisnis ke arah yang tepat, atau tidak?
Apakah ia mampu menggunakan seni kepemimpinannya untuk menggerakan unsur
manusia dalam organisasi, atau tidak? Apakah ia mampu merefleksikan posisi
organisasi di dalam lingkungan operasionalnya dan menetapkan strategi yang
tepat, atau tidak? Singkatnya, semua ini adalah ukuran-ukuran kualitatif dari
suatu proses bisnis. Sementara seorang manajer tidak dituntut demikian,
melainkan lebih pada pertanggung-jawaban terhadap penggunaan sumberdaya secara
efektif dan efisien.
Dengan
kata lain, alat ukurnya adalah metode kuantitatif. Apa implikasi dari perbedaan
tugas dan tanggung-jawab tersebut? Jika dilihat dari sudut-pandang keilmuan,
berarti mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis harus mengenal dan
menguasai hal-hal yang diperlukan oleh seorang administrator dalam mengelola
bisnis. Tentu saja, perangkat-perangkat teknis yang diperlukan untuk
menjalankan organisasi bisnis perlu dikuasai, yang dalam hal ini adalah ilmu manajemen
bisnis. Namun yang lebih mendasar, bahwa pengelolaan bisnis di tangan seorang
administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap kepemimpinan, pengambilan
keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah fokus perhatian yang tidak
boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari administrasi bisnis.
B.
Profil Entrepreneurship
Kalau kita
sepakat bahwa administrasi bergerak pada upper level dan terutama bersifat
kebijakan, dan bahwa tugas dan fungsi administrator dalam bisnis adalah pada
level strategik dan outward-looking, maka gagasan ini membawa kita pada premis
berikutnya: bahwa “adminsitrator tidak lain adalah seorang pemimpin”. Dan, jika
dipahami dari perspektif bisnis, seorang pemimpin dibedakan dari manajer adalah
dari aspek visi dan jiwa entrepreneurship.
Seorang
pemimpin bisnis tidak akan membawa manfaat yang berarti bagi organisasi bisnis
yang dikelolanya, kecuali ia memiliki semangat entrepreneurship yang tinggi.
Dia harus memiliki wawasan atau horizon pandangan yang luas, berani mengambil
keputusan yang sulit atau melawan arus, melihat jauh ke depan, dan tentu saja
harus kaya dengan ide-ide orisinil dan segar. Tanpa kemampuan dan daya inovatif
yang kuat, seorang pemimpin bisnis akan tertinggal dalam persaingan, dan tidak
mampu membaca atau melihat peluang yang tersedia pada market. Organisasinya
akan berada pada urutan belakang, atau sekedar pengekor dari yang sudah ada.
Warren
Bennis (1989), On Becoming a Leader, menjelaskan perbedaan manajer dan leader
sebagai berikut:
1. Tugas manajer mengelola, tugas
pemimpin melakukan inovasi
2. Manajer adalah copy, pemimpin adalah
orisinal
3. Manajer berfokus sistem dan struktur
organisasi; pemimpin berfokus pada unsur manusia ( people )
4. Manajer menitik-beratkan kontrol;
pemimpin menekankan kepercayaan (trust)
5. Manajer mengambil sudut pandang
jangka pendek, pemimpin melihat perspektif jangka panjang.
6. Manajer memperhatikan ke dalam dan
tugas keseharian (bottom-line); pemimpin melihat keluar dan mencari visi (
horizon )
7. Manajer cenderung meniru (imitates);
pemimpin membuat hal baru (originates)
8. Manajer menerima status quo;
pemimpin menantang status quo administrator membutuhkan pula pemahaman terhadap
kepemimpinan, pengambilan keputusan, dan penentuan strategi organisasi. Inilah
fokus perhatian yang tidak boleh ditinggalkan atau dilupakan dalam mempelajari
administrasi bisnis.
9. Manajer adalah pelaksana yang baik
(classic good soldier); pemimpin adalah pribadi tersendiri.
10. Manajer memikirkan bagaimana
melakukan hal-hal secara benar (does things right);
Pada
tataran ideal inilah seharusnya mereka yang mempelajari administrasi bisnis
menempatkan dirinya. Pemahaman yang mendalam mengenai apa dan siapa itu
entrepreneur merupakan dasar dalam memahami kajian administrasi bisnis.
Termasuk di sini barangkali salah-paham yang kerap terjadi ketika orang
mendengar kata ”wiraswasta” atau ”wirausahawan”, dan membayangkan sosok seorang
pengusaha kecil yang bergelut dengan kegiatan-kegiatan bisnis berskala minimal,
katakanlah UKM (Usaha Kecil dan Menengah). Pandangan ini tidak seratus persen
salah, tapi dapat menyesatkan. Pada intinya, kewiraswastaan atau
entreprenurship bukan masalah besar atau kecilnya usaha, melainkan pada
karakteristik khusus yang menandai cirinya sebagai tipikal seorang pemimpin
bisnis. Artinya, jika ia seorang wirausahawan sejati maka pada suatu ketika
bisnis yang ia kembangkan pasti akan meningkat atau menanjak, dan tidak menutup
kemungkinan mencapai skala besar.
Bill Gates
barangkali salah satu sosok wirasuhawan kontemporer yang saat ini paling
dikenal, karena terhitung telah menjadi orang terkaya di dunia (konon dia
memulai bisnisnya dari ruang garasi). Tekad dan kegigihan seorang pemimpin
bisnis inilah yang seharusnya menjadi ranah administrasi bisnis. Tentu saja,
semua ini dalam konteks studi atau kajian akademis, bukan biografi atau sekedar
cerita suka-duka seorang bisnisman mengembangkan usahanya. Jadi, titik-berat
kepada pendalaman mengenai hakekat kewirasuhaan itulah yang perlu ditekankan,
kendati tidak semua mereka yang belajar administrasi bisnis akan menjadi
wirausaha. Ini sekedar untuk menekankan domain utama disiplin ilmu kita, yakni
menekankan pada aspek adminsitrasi sebagai penentu atau leader dalam organisasi
bisnis.
C.
Pentingnya Ekonomi dalam Pembangunan
Mengapa
persoalan di atas perlu dikemukakan secara terperinci, tidak lain adalah agar
ilmu administrasi bisnis dapat menempati perannya yang sesuai dalam pembangunan
bangsa. Kita secara jujur harus mengakui bahwa bangsa Indonesia masih sangat
lemah pada aspek ini, yakni pengembangan jiwa entrepreneurship. Barangkali saat
ini tidak sedikit orang yang berkeinginan atau telah pula mencoba untuk menjadi
usahawan. Tidak sedikit pula di antara mereka yang sungguh-sungguh memiliki
jiwa kewirausahaan. Artinya pada level praktek, kita barangkali tidak akan
kekurangan stok entrepreneurship.
Namun,
pada sisi lain, kita harus mengakui bahwa pemahaman keilmuan mengenai hal ini
secara akademis masih sangat terbatas dikembangkan di Indonesia. Padahal tidak
sedikit universitas atau akademi yang mengajarkan administrasi bisnis. Boleh
jadi persoalannya adalah pada tataran konseptual sebagaimana diuraikan di atas.
Jika perbedaan domain antara ilmu administrasi bisnis dan manajemen tidak dipahami
secara tepat, maka tidak salah kalau konsep-konsep atau gagasan yang
dikembangkan juga akan ikut terbawa keliru. Ini adalah semacam otokritik bagi
kita bersama, yakni orang-orang yang bergerak di lapangan keilmuan administrasi
bisnis.
Dengan
perangkat-perangkat keilmuan yang tidak dikembangkan dengan proporsi yang
sesuai dengan domain dari disiplin ilmu itu sendiri, akan sulit diharapkan
suatu kemajuan ilmiah dalam aplikasi praktis ilmu administrasi bisnis itu
sendiri. Pada gilirannya, kebutuhan masyarakat akan wawasan keilmuan yang
dibutuhkan untuk mendukung dunia bisnis juga tidak terpenuhi dengan baik.
Menurut Schumpeter (dalam Mintzberg et.al., 1998: 125-8), seorang entrepreneur
tidak mesti seseorang yang menanamkan modal awal untuk membangun suatu usaha
atau menemukan suatu produk baru yang menjanjikan peluang. Seorang entrepreneur
adalah orang yang memiliki gagasan bisnis (business idea). Suatu gagasan
barangkali kelihatan remeh atau sepele, namun di tangan seorang entrepreneur ia
bisa menjadi sesuatu yang powerful, dan pada gilirannya mendatangkan keuntungan
(profitable). Dalam mengelola usaha, dia tidak dibatasi oleh
kalkulasi-kalkulasi teknis atau kuantifikasi, melainkan lebih mengandalkan
intuisi, penilaian (judgment), kebijaksanaan (wisdom), pengalaman, dan
pemahaman (insight).
Kreativitas
mereka tidak dibatasi oleh cara-cara yang ada, melainkan mampu menemukan
kombinasi-kombinasi baru yang menguntungkan, yang boleh jadi tidak dilihat
orang sebelumnya. Dari penjelasan ini, kita bisa mengatakan bahwa akan sangat
terbatas sumbangan ilmu administrasi bisnis bila ia terpaku pada aspek teknis
dan pengelolaan operasional dan manajemen keseharian organisasi. Justru pada
domain inilah ilmu ekonomi dan manajemen tidak banyak berbicara (Minztberg, 1998:
125), karena sudah melekat pada aspek-aspek operasional yang cukup rumit dalam
dunia bisnis. Pada sisi ini, administrasi bisnis seharusnya masuk dan
memberikan kontribusinya.
Jika
dilihat dari perspektif makro, yakni pembangunan sebuah negara, maka kita tidak
bisa memungkiri bahwa ekonomi merupakan tulang-punggung yang sangat penting.
Indonesia kaya akan sumberdaya alam, jumlah penduduk, posisi geografis yang
strategis di antara dua benua, dan lain-lain. Namun, tanpa pemahaman semangat
kewirausahaan yang dilandasi oleh pengembangan keilmuan yang tepat di bidang
administrasi bisnis, maka segenap potensi tersebut tidak akan bisa
termanfaatkan dengan baik.
Dan, kita
cukup melihat kepada tetangga kita yang kecil, yakni Singapura, sebagai sekedar
perbandingan. Tanpa modal kekayaan alam dan luas wilayah yang relatif sangat
kecil, negara tersebut mampu menempatkan diri di tengah-tengah persaingan
global yang ketat. Bahkan untuk aspek turisme, kita harus berkaca kepada negara
ini. Tanpa modal kekayaan panorama alam, ragam budaya, dan lain-lain yang
berlimpah kita miliki, Singapura toh tetap mampu menarik para pelancong dari
berbagai penjuru dunia.
Demikian
pula untuk sektor-sektor jasa, yang mengandalkan kapasitas sumberdaya manusia
terdidik, negara ini termasuk yang paling menguasai di wilayah Asia Tenggara. Tentu
saja, ilmu administrasi bisnis bukan satu-satunya yang patut disalahkan untuk
ketertinggalan kita ini. Banyak faktor yang berpengaruh dan dapat menjelaskan
mengapa Indonesia tidak mampu membangun tulang-punggung perekonomian yang
kokoh, khususnya di sektor riil. Akan tetapi, kita dapat mengatakan bahwa tanpa
ilmu administrasi bisnis yang dikembangkan dengan baik, maka banyak persoalan
dalam perekonomian kita yang tidak bisa terselesaikan sesuai harapan. Artinya,
ini adalah tugas penting dari ilmu administrasi. Sinergi antara ilmu dan
praktek diperlukan untuk memberikan hasil yang optimal dalam setiap usaha atau
ikhtiar, apa pun itu jenisnya. Apalagi usaha bisnis.
Segala
sesuatu harus diperhitungkan secara cermat, penuh perencanaan, dan mengandung
konsekuensi langsung terhadap kelangsungan hidup organisasi. Kombinasi antara
pengembangan ilmu dan praktek bisnis sangat diperlukan, agar potensi
kewirausahaan yang ada di masyarakat mendapat topangan yang kuat dari
kajian-kajian ilmiah di bidang administrasi bisnis. Ini sekedar untuk
menggaris-bawahi, bahwa mereka yang menekuni ilmu administrasi bisnis tidak
boleh hanya terbenam pada aspek-aspek teknikal dari manajemen pengelolaan
organisasi bisnis. Harus ada wawasan yang lebih luas, dan mampu menempatkan
konsep-konsep administrasi ke dalam konteks yang sesuai, yakni strategi dan
tujuan organisasi. Dan dibalik semua itu, adalah adanya pemahaman terhadap
hakekat jiwa kewirausahaan atau entrepreneurship sebagai tipikal kepemimpinan
dalam dunia bisnis.
BAB III
PENUTUP
Untuk
pembangunan bangsa, barangkali tidak cukup kita hanya mengandalkan kemurahan
hati alam. Harus ada tangan-tangan terampil yang mengolahnya. Dalam wacana
dunia bisnis, ini berarti harus cukup tersedia ruang bagi muncul dan
berkembangnya jiwa-jiwa wirausaha yang ulet. Namun, ini pun ternyata belum
cukup. Harus tersedia pula kajian akademis atau dasar-dasar keilmuan yang kokoh
untuk menopang aspek konseptual dari bagaimana sebuah bisnis dibangun dan
dijalankan.
Peran ilmu
administrasi bisnis adalah mengembangkan konsep-konsep dan dasar keilmuan
tersebut, sedemikian rupa sehingga tidak saja aktivitas operasional perusahaan
berjalan lancar dan efisien, namun sekaligus pula mendapat arah dan strategi
yang tepat serta dipicu oleh semangat kepemimpinan bisnis yang berani mengambil
resiko, mampu membaca peluang, dan terus melahirkan ideide kreatif dan segar.
Apa yang telah dilakukan oleh kaum wirausaha di negeri kita tidak cukup dibiarkan
berkembang secara alamiah, melainkan harus ditopang oleh dunia akademis, yang
dalam hal ini tidak lain adalah ilmu administrasi bisnis.
Harus
digaris-bawahi dalam catatan penutup ini, bahwa kewirausahaan atau
entrepreneurship bukanlah satu-satunya tema sentral dalam administrasi bisnis.
Ini hanya sebagian kecil dari suatu kerangka besar, yakni mengelola organisasi
bisnis dari aspek penetapan kebijakan, strategi, dan orientasi organisasi serta
pengelolaan aspek human. Mengapa hal ini sangat ditekankan dalam pembahasan
ini, tidak lain suatu upaya untuk mencari relevansi keilmuan yang sesuai dengan
situasi dan kondisi bangsa kita. Artinya, pada aspek inilah bangsa kita
barangkali harus banyak belajar dan berbenah.
Mereka
yang mendalami ilmu administrasi bisnis tentunya tidak akan terlepas dari
aspek-aspek teknis manajemen organisasi bisnis. Seorang pemimpin bisnis tidak
akan memiliki kompetensi yang cukup apabila dia tidak mengerti tentang
detail-detail seperti keuangan, manajemen operasi, pemasaran, distribusi,
hubungan supplier, pelayanan konsumen, dan lain sebagainya. Demikian pula
mereka yang mempelajari ilmu administrasi bisnis, tentu harus memiliki
dasar-dasar yang memadai pula untuk memahami aspek-aspek teknis tersebut. Hanya
saja, mereka dibedakan dari rekan-rekannya yang mempelajari manajemen adalah
dari konteks dan cara memahami aspek-aspek teknis tersebut.
Mereka
harus membacanya dari sudut-pandang yang tepat, yakni perspektif seorang
pengelola organisasi bisnis pada level penentu atau pengambil keputusan, bukan
pelaksana atau manajer level menengah dan bawah. Jadi, upaya kita untuk
melakukan reposisi terhadap domain ilmu administrasi bisnis bukan semata-mata
pemikiran konseptual yang tidak ada relevansinya dengan praktek. Justru karena
alasan-alasan praktikal yang telah diuraikan di atas, maka pendefinisian-ulang
terhadap studi administrasi bisnis perlu segera dilakukan. Kalau tidak
sekarang, kapan lagi?
file:///C:/Documents%20and%20Settings/kiki/My%20Documents/makalah-peran-administrasi-bisnis-dalam.html
Copyright aadesanjaya.blogspot.com
Copyright aadesanjaya.blogspot.com
Tidak ada komentar:
Posting Komentar