Peranan tata usaha

Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang di perlukan dalam setiap organisasi. Jadi tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan :

1. Menghimpun : kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.
2. Mencatat : kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis-menulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan dapat disimpan.
3. Mengolah : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengganda : kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
6. Menyimpan : kegiatan menaruh dengan berbagai cara atau alat ditempat tertentu yang aman.

Hal atau sasaran yang terkena oleh 6 pola perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan itu ialah keterangan. Yang dimaksud dengan keterangan atau informasi adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh terutama melalui pembacaan atau pengamatan. Pengetahuan adalah apa yang dapat diketahui oleh setiap orang.

Tata usaha terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi sampai yang terbawah, selanjutnya diantara satuan-satuan organisasi setiap badan usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya, maupun dari samping kesisi lainya serta silang menyilang dari dan kemanapun, tentu terjadi hubungan kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha. Yang dimaksud dengan hubungan tata usaha adalah kontak diantara segenap satuan organisasi satu sama lain yang tidak yang tidak menyangkut perintah dan tanggungjawab, melainkan menyampaikan keterangan-keterangan dalam rangka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif. Hubungan-hubungan tata usaha itu umumnya terwujud dalam bentuk surat, formlir, salinan, kutipan, tembusan, atau sesuatu warkat lainnya. Hubungan tata usaha berlangsung pula antara sesuatu organisasi baik instansi pemerintah maupun  perusahaan swasta dengan badan dan perseorangan-perseorangan dalam masyarakat.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 peranan pokok, yaitu :

a.    Melayani pelaksanaan pekerjaaan-pekerjaan operatif untuk mencapai

Tujuan dari suatu organisasi.

b.    Menyediakan keterangan-keterangan bagi puncak pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang cepat.

c.    Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai sesuatu keseluruhan.

Peranan tata usaha untuk menyediakan keterangan-keterangan bagi tindakan-tindakan kontrol dari pimpinan juga disebut oleh Terry dalam perumusannya mengenai pekerjaan perkantran seperti telah dikutip pada permulaan 1 dimuka. Akhirnya tata usaha mempunyai peranan meluncurkan kehidupan dan perkembangan sesuatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumentasi. Banyak instansi dalam menyelenggarakan kegiatan-kegiatannya tidak melakukan pencatatan-pencatatan yang cermat dan memelihara dokumen-dokumen yang lengkap, padahal keterangan-keterangan itu kelak penting sekali untuk bahan penilaian atau penyusunan program bagi perkembangan organisasi tersebut. Dengan gelapnya pusat informasi dan sumber dokumen itu, maka sulitlah pula kehidupan suatu organisasi apabila memerlukan sesuatu keterangan atau warkat.

Tata usaha mempunyai 3 ciri utama, yaitu

1.    bersifat pelayanan.

2.    bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi.

3.    dilaksanakan oleh semua pihak.

Dalam uraian tentang peranan tatausaha dimuka telah dinyatakan bahwa tat usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

Ø  Terri mengatkan bahwa tatausaha sebagai Service Work  (Pekerjaan pelayanan), yang mempunyai fungsi memudahkan atau meingankan (Facilitating fungtion), yang dilakukan untuk menolong pekerjaan lain-lain agar dapt berjalan secra lebih efektif. Sedangkan

Ø  Harri wyhe dan Robert Brech menyebut kantor tata usaha sebgai Service unit (satuan organisasi pelayanan) yang tujuannya adalah memberikan pelanan kepada berbagai bagian dari perusahaan. Konsekuensi dari sifat pelayanan itu ialah bahwa tata usaha dan kantornya tidak bisa berdiri sendiri. Tata usaha harus selula dikaitkan dengan sesuatu pekerjaan operatif atau fungsi subsntatif lain, sedang kantor tata usaha tentu senantiasa merupakan bagian dari suatu organisasi yang berusaha mencapai tujuan tertentu.

Dalam perusahaan, tata usaha tidak langsung mendangkan laba sebagaimana dilakukan oleh pekerjaaan operatif seperti misalnya produksi atau penjualan tata usaha hanya memberikan bagian pelayanan dan bantuan agar satuan-satuan operati itu benar-benar menghasilkan keuntungan atau tujuan badan usaha betul-betul tercapai. Walaupun tata usaha telah mewujudkan banyak dan bermacam-macam pengerjaaan dalam kantor, tapi ada kesatuan dan kesamaan pada semua kegiatan tersebut, yaitu sifat pelayanannya sebagai salah satu cirinya yang utama. Ciri merembes segenap bagian  dalam organisasi berarti  bahwa tata usaha diperlukan dimana- mana dan dilaksanakan seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam kantor pucuk pimpinan yang tertinggi sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawa, dalam pabrik maupun bengkel dan pada instansi pusat ataupun cabang-cabangnya didaerah. Lebih dari itu pelanksanaan tatausaha juuga dapat mencapai segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung atau kantor dari badan usaha yang bersangkutan. Misalnya tata usaha dapat dilakukan olleh petugas sensus yang mendatangi ruumah-rumah penduduk untuk menghimpun berbagai keterangan, oleh salesman suatu perusahaan yang berkeliling ke toko-toko dan ditempat itu juga mencatat pesanan-pesanan barang yang di perlukan, oleh kondektur diatas kereta api yang sedang berjalan dengann kencang atau dilaksanakan oleh seorang pimpinan perusahaan yang selama perjalanan kapal laut memepelajari, mengolah dan membuat catatan-catatan mengenai berbagai keterangan.

Tata kelola perusahaan adalah istilah unntuk membuat struktur aturan pusat yang mengembangkan hukum dan proses untuk melaksanakan misi organisasi dan tujuan. Struktur secara umum terdiri dari sekelompok orang dalam kepentingan bersama dalam keberhasilan organisasi. 

1. nilaba dewan direksi dan memegang saham perusahaan adalah contoh dari tata kelola perusahaan.
2. struktur  tata kelola perusahaan yang berupa internal atau eksternal..
3. struktur internal, seperti dewan direksi secara rutin bertemu dan  review operasi sebuah organisasi untuk memastikan aturan diikuti. Struktur eksternal, seperti konsumen kelompok pengawas memonitor praktiorganisasi dengan tujuan mempengaruhi organisasi untuk melakukan bisnis yang etis.
4. struktur juga harus mempunyai sistem untuk memastikan akuntabilitas. Ini adalah komponen  kunci untuk  menjamin struktur efeiktif.
5. memberes langkah langkah tata kelola perusahaan ketika peraturan dilangggar atau melanggar hukum untuk mengoreksi tinndakan ini dan, dalam kasus-kasus tertentu, memberikan sanksi organisasi  atau anggotanya.